Privacybeleid Vorm3D

Vorm3D hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze verwerken, hoe lang we ze bewaren, met welke partijen ze kunnen worden gedeeld en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Vorm3D is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die via deze webshop worden verzameld.

Onderneming: Duncan Keetels
Handelsnaam: Vorm3D
Ondernemingsnummer: 1042.016.461
Vestigingsadres: Beeldekenslaan 39 bus 101, 2400 Mol
E-mail: info@Vorm3D.be
Telefoonnummer: +32489859433

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Wanneer je onze webshop bezoekt, contact met ons opneemt of een bestelling plaatst, kunnen we afhankelijk van de situatie onder andere de volgende gegevens verwerken:

- naam en voornaam;

- factuur- en afleveradres;

- e-mailadres;

- telefoonnummer wanneer dit wordt opgegeven;

- bestelgegevens;

- gekozen producten, kleuren en maten;

- personalisatiegegevens;

- betaalstatus en noodzakelijke betaalinformatie;

- verzend- en trackinggegevens;

- correspondentie met Vorm3D;

technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de webshop.

Bij gepersonaliseerde producten kunnen ook gegevens worden verwerkt die je zelf opgeeft, zoals een naam, datum of korte persoonlijke tekst.

Vorm3D vraagt niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals medische gegevens, politieke voorkeuren, religieuze overtuigingen of andere gevoelige informatie. We verzoeken klanten dergelijke gegevens niet onnodig met ons te delen.

3. Waarom verwerken we jouw gegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Voor het uitvoeren van jouw bestelling verwerken we gegevens zoals je naam, adres, bestelling, gekozen opties, personalisatie en contactgegevens. De rechtsgrond hiervoor is de uitvoering van de overeenkomst.

Voor betalingen verwerken we de gegevens die noodzakelijk zijn om je betaling mogelijk te maken, de betaalstatus te controleren en je bestelling administratief te verwerken. Dit gebeurt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

Voor verzending en levering gebruiken we je adres- en contactgegevens om je bestelling te verzenden, tracking mogelijk te maken en eventuele leveringsproblemen te behandelen. Ook dit gebeurt voor de uitvoering van de overeenkomst.

Voor klantenservice en communicatie verwerken we gegevens die je ons verstrekt via e-mail, het contactformulier of andere contactkanalen. Afhankelijk van de situatie gebeurt dit voor de uitvoering van een overeenkomst of op basis van ons gerechtvaardigd belang om vragen, klachten en verzoeken correct te behandelen.

Voor facturatie, boekhouding en andere wettelijke verplichtingen verwerken en bewaren we gegevens wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. De rechtsgrond hiervoor is een wettelijke verplichting.

Voor beveiliging, fraudepreventie en het goed functioneren van de webshop kunnen technische gegevens worden verwerkt. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze webshop, klanten en systemen te beveiligen.

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor ze zijn verzameld.

4. Gepersonaliseerde producten

Wanneer je een gepersonaliseerd product bestelt verwerken we de gegevens die je zelf opgeeft om het product volgens jouw wensen te vervaardigen.

Dit kan bijvoorbeeld gaan om:

- een naam;

- datum;

- kleurkeuze;

- formaat;

- korte persoonlijke tekst;

- andere door jou aangevraagde personalisatie.

Deze gegevens worden gebruikt voor het produceren, uitvoeren en administratief verwerken van jouw bestelling.

We vragen klanten om bij personalisaties geen gevoelige persoonsgegevens te gebruiken wanneer dit niet noodzakelijk is.

5. Betalingen via Mollie

Online betalingen worden verwerkt via Mollie.

Vorm3D ontvangt niet alle volledige betaalgegevens, zoals volledige kaartgegevens. We ontvangen wel de informatie die noodzakelijk is om vast te stellen of een betaling succesvol is uitgevoerd en om je bestelling administratief te verwerken.

Mollie verwerkt voor haar betaaldiensten persoonsgegevens overeenkomstig haar eigen privacybeleid en kan voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

6. Webshop en hosting via JouwWeb

Onze webshop wordt gebouwd en gehost via JouwWeb.

JouwWeb verwerkt bepaalde persoonsgegevens voor het technisch functioneren, hosten en beheren van de website en webshop.

Bestelgegevens, formulierinzendingen en andere webshopgegevens kunnen hierdoor binnen de infrastructuur van JouwWeb worden opgeslagen of verwerkt.

Voor zover JouwWeb persoonsgegevens namens Vorm3D verwerkt, gebeurt dit binnen de afspraken die tussen Vorm3D en JouwWeb van toepassing zijn.

7. Verzending en vervoerders

Voor het verzenden en bezorgen van bestellingen delen we noodzakelijke persoonsgegevens met de vervoerder die voor de bestelling wordt gebruikt.

Dit kan onder andere gaan om:

- naam;

- afleveradres;

- e-mailadres;

- telefoonnummer wanneer dit voor de gekozen verzendmethode nodig is;

- ordernummer;

- verzend- en trackinggegevens.

Afhankelijk van de gekozen verzendmethode kan hiervoor gebruik worden gemaakt van vervoerders zoals bpost of PostNL.

Deze gegevens worden uitsluitend gedeeld voor zover dit nodig is om de bestelling te bezorgen, tracking mogelijk te maken en eventuele problemen met de levering af te handelen.

Wanneer Vorm3D in de toekomst een aanvullende verzenddienst of verzendplatform gebruikt, wordt dit privacybeleid waar nodig bijgewerkt.

8. Met wie delen we persoonsgegevens?

Vorm3D verkoopt, verhuurt of verhandelt persoonsgegevens niet.

Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Dit betreft bijvoorbeeld:

- JouwWeb voor hosting en webshopfunctionaliteit;

- Mollie voor betalingen;

- bpost, PostNL of andere gekozen vervoerders voor levering;

- professionele dienstverleners zoals een boekhouder wanneer dit noodzakelijk is voor onze administratie;

- bevoegde overheidsinstanties wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Elke partij ontvangt alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende taak.

9. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Bestel-, factuur- en boekhoudgegevens worden gedurende de toepasselijke wettelijke fiscale en boekhoudkundige bewaartermijn bewaard. Voor bepaalde boekhoudkundige documenten kan dit in België tot 10 jaar bedragen.

Berichten via het contactformulier en gewone correspondentie bewaren we alleen zolang dit redelijkerwijs nodig is om een vraag of verzoek te behandelen en eventuele opvolging mogelijk te maken.

Gegevens over klachten, garanties, retouren of geschillen kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling of verdediging van juridische aanspraken.

Gegevens die uitsluitend nodig waren voor de productie van een gepersonaliseerd product worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, tenzij ze onderdeel uitmaken van gegevens die wij wettelijk moeten bewaren.

10. Nieuwsbrieven, marketing en sociale media

Vorm3D gebruikt jouw contactgegevens niet automatisch voor reclame of nieuwsbrieven omdat je een bestelling hebt geplaatst.

Wanneer we in de toekomst een nieuwsbrief aanbieden, ontvang je deze alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat, bijvoorbeeld wanneer je je hiervoor uitdrukkelijk hebt aangemeld.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming altijd weer intrekken.

Vorm3D kan daarnaast acties organiseren via sociale media, bijvoorbeeld een actie waarbij deelnemers een bericht delen, Vorm3D taggen of contact opnemen om een kortingscode te ontvangen.

Wanneer je vrijwillig deelneemt aan zo'n actie, kunnen we gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om de actie uit te voeren, zoals:

- je gebruikersnaam;

- je bericht of tag;

- een door jou doorgestuurde screenshot;

- correspondentie over de actie;

- een toegekende kortingscode.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de betreffende actie uit te voeren, deelname te controleren en eventuele voordelen of kortingscodes toe te kennen.

11. Cookies en technische gegevens

Onze webshop kan gebruikmaken van technisch noodzakelijke cookies die nodig zijn voor het functioneren van de website, webshop, winkelwagen, beveiliging en andere essentiële functies.

Daarnaast kunnen via JouwWeb of door Vorm3D ingestelde diensten statistische of analytische gegevens worden verwerkt.

Wanneer we externe onderdelen toevoegen die aanvullende cookies of trackingtechnieken gebruiken, zoals bepaalde video's, advertentietools, sociale-mediafuncties of marketingpixels, verstrekken we hierover waar nodig aanvullende informatie en vragen we toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Meer informatie over het actuele gebruik van cookies vind je in ons Cookiebeleid.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, moet daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaan.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

- een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;

- Europese standaardcontractbepalingen;

- of andere wettelijk toegestane passende waarborgen.

Vorm3D maakt waar mogelijk gebruik van dienstverleners die passende maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

Vorm3D neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

- verlies;

- onbevoegde toegang;

- ongeoorloofde wijziging;

- misbruik;

- andere onrechtmatige verwerking.

Onze webshop maakt gebruik van de beveiligingsvoorzieningen van JouwWeb en een beveiligde HTTPS-verbinding.

Toegang tot klantgegevens wordt beperkt tot de gegevens en systemen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze werkzaamheden.

Geen enkele methode voor elektronische opslag of verzending kan echter absolute beveiliging garanderen.

14. Jouw privacyrechten

Onder de AVG heb je, afhankelijk van de situatie en de rechtsgrond van de verwerking, onder andere recht op:

- inzage in jouw persoonsgegevens;

- verbetering van onjuiste gegevens;

- verwijdering van gegevens;

- beperking van de verwerking;

- bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

- overdraagbaarheid van gegevens;

- intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wil je één van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via info@Vorm3D.be.

We kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om te controleren dat het verzoek daadwerkelijk afkomstig is van de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.

We beantwoorden een verzoek in principe binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of er meerdere verzoeken tegelijk worden behandeld, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. Je wordt hierover binnen de eerste maand geïnformeerd.

Een verzoek tot verwijdering betekent niet dat gegevens altijd onmiddellijk kunnen worden verwijderd. Wanneer Vorm3D bepaalde gegevens wettelijk moet bewaren, bijvoorbeeld voor de boekhouding, moeten deze gedurende de wettelijke bewaartermijn behouden blijven.

15. Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop Vorm3D met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via info@Vorm3D.be, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be
+32 (0)2 274 48 00

16. Geautomatiseerde besluitvorming

Vorm3D neemt zelf geen beslissingen met belangrijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor klanten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking of profilering.

Automatische technische processen, zoals:

- betaalcontrole;

- bestelbevestigingen;

- voorraad- of orderverwerking;

- verzendmeldingen;

kunnen wel worden gebruikt om bestellingen efficiënt te verwerken.

17. Minderjarigen

De webshop van Vorm3D is niet specifiek gericht op het verzamelen van persoonsgegevens van kinderen.

Wanneer een minderjarige persoonsgegevens verstrekt waarvoor volgens de toepasselijke regelgeving toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger nodig is, moet deze toestemming aanwezig zijn.

Wanneer blijkt dat persoonsgegevens zonder geldige toestemming zijn verzameld terwijl die toestemming vereist was, zullen we passende maatregelen nemen.